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Lassen Sie Ihre Dokumente und Akten professionell digitalisieren – mit Rhenus Docs to Data
In der heutigen Zeit verändert sich die Arbeitskultur rasant. Wo man gestern nur physische Dokumente genutzt hat, geht der Trend stark in die hybride und digitale Arbeitsweise über. Vor allem in Büroräumen gibt es ein tägliches Handling von Akten, Ordnern und Plänen. Jedoch verlangen die neueren Strukturen eine flexible Verfügbarkeit von Daten und Informationen.
Die Digitalisierung Ihrer Dokumente gehört mit zu den Hauptkompetenzen der Rhenus Docs to Data.
Wir scannen Ihre Akten revisionssicher. Egal, ob Personalakten, Patientenakten, Posteingänge oder kaufmännische sowie technische Akten. Rhenus Docs to Data bringt viel Erfahrung im Bereich der Digitalisierung Ihrer Akten mit und das individuell für jede Branche.
Der Scan-Service der Docs to Data
Als professioneller Scandienstleister unterstützen wir Ihr Unternehmen auf dem Weg der Digitalisierung und des papierlosen Büros.
Sparen Sie Platz und beschleunigen Sie Ihre Arbeitsprozesse durch das sichere Einscannen Ihrer Geschäftsunterlagen mit Rhenus Docs to Data.
Rhenus Docs to Data bietet einen rundum sorglosen Scan-Service für Ihre Akten und Dokumente an. Alle Größenformate von Akten und Dokumenten bis A0 können problemlos von uns digitalisiert werden.
Normale DIN-A4-Seiten bis hin zu Bauplänen – Wir sind in der Lage individuelle Konzepte für Sie zu erstellen und können dadurch auf all Ihre Wünsche eingehen und somit Ihr Projekt vollumfänglich betreuen.
Der Vertragsabschluss und die Planung
Nachdem Sie sich für die Rhenus Docs to Data als Ihren professionellen und erfahrenen Partner für die Aktendigitalisierung entschieden haben, wird Ihnen ein individueller Ansprechpartner zur Seite gestellt. Mit Ihrem Berater besprechen Sie die gesamte Planung und Durchführung sowie Kostenaufstellung und vereinbaren einen individuellen Ablauf Ihrer Akten- und Dokumentendigitalisierung.
Dabei legen Sie fest, ob Sie bspw. den Transport und die Verpackung der Dokumente selbst durchführen wollen oder ob Rhenus Docs to Data dies für Sie übernehmen soll.
Die Aufbereitung Ihrer Dokumente
Sobald Ihre Unterlagen bei uns eingetroffen sind, beginnen wir mit den vorbereiteten Tätigkeiten.
Wir entfernen für Sie alle Klammern, Post-it’s und glätten das Papier, bei Bedarf. Alle Notizen, wie die Post-it’s, werden selbstverständlich beim Scan integriert, sodass alle passenden Notizen zu den einzelnen Unterlagen auch weiterhin zur Verfügung stehen.
Ordner, Akten und Dokumente scannen und digitalisieren
Nachdem die Aufbereitung abgeschlossen ist, führen wir mit Hochleistungsscannern die Digitalisierung durch.
Rhenus Docs to Data kann die Scans ebenfalls zweiseitig durchführen, wobei intelligente Mechanismen zur Unterdrückung leerer Rückseiten verwendet werden.
Nach dem Scannen führen wir immer eine Qualitätskontrolle durch, bevor das Dokument anschließend in Ihrem vertraulichen Akten- und Verwaltungssystem gespeichert wird.
Dabei setzt die Rhenus Docs to Data ebenfalls auf die OCR-Texterkennung. Hierdurch werden die Inhalte Ihrer Unterlagen elektronisch ausgelesen, richtig angelegt und können so problemlos wiedergefunden werden. Somit kommen Sie der neuen digitalen Arbeitskultur einen Schritt näher.
Nun stehen Ihnen alle Ihre Ordner, Akten und Dokumente digital zur Verfügung.
Aber wie geht es mit den in Papierform vorliegenden Dokumenten weiter? Mit unseren Schwesterunternehmen Rhenus Data Office und Rhenus Archiv Services können wir für Sie die Aktenvernichtung oder die externe Aktenarchivierung koordinieren.
Hier prüfen wir gemeinsam, ob alle bereits digitalisierten Dokumente vernichtet werden dürften oder ob einige Ihrer Dokumente weiterhin physisch, aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, archiviert werden müssen.
Somit bieten wir Ihnen eine ganzheitliche Lösung für Ihr Dokumenten- und Informationsmanagement an.
Für uns als Rhenus ist Datenschutz eines der elementarsten Themen. Wir haben unsere eigenen Datenschutzexperten im Haus und verfügen somit über Jahrzehnte lange Erfahrung. Außerdem engagieren wir uns in diversen Datenschutzverbänden. Unsere Prozesse sind zertifiziert, DIN ISO geprüft und unterstreichen die Sicherheit unserer Verfahren, so garantieren wir die höchste Qualität und Sicherheit Ihrer Daten.
Durch unsere jahrelange Erfahrung haben wir rund um das professionelle Akten scannen und Ordner digitalisieren eine umfangreiche Expertise aufbauen können.
Wir schaffen es, für jeden neuen Kunden eine passgenaue und individuelle Strategie zu erstellen und somit auch unterschiedliche Dokumentenformate und Pläne einwandfrei zu scannen und bereitzustellen.
Wir stellen Ihnen Ihre digitalisierten Dokumente nach Ihren Wünschen zur Verfügung. Wir können eine API zu Ihrem Softwareanbieter einstellen, sodass die Akten und Dokumente direkt in Ihrem System hinterlegt werden können.
Ja, bei Rhenus Docs to Data können Bücher ebenfalls eingescannt und somit digitalisiert werden.
Die Leistungen der Rhenus Docs to Data sind nach DIN ISO/IEC 27001 und DIN EN ISO 9001 anerkannt und zertifiziert. Wir achten besonders auf ein nachhaltiges und sicheres Management von Informationen und Dokumenten.
Rhenus Docs to Data arbeitet ausschließlich mit Spezialscannern. Das bedeutet für Sie, dass Dokumente jedes Formats mühelos eingelesen und gescannt werden können. Darüber hinaus übernehmen wir selbstverständlich auch zeitaufwendig Arbeiten wie das Entklammern, Glätten und Indexieren für Sie. Die Digitalisierung durch die Rhenus ist eine Investition, die sich nachhaltig für Sie lohnt.
In einer Stunde können bis zu 17.000 Blatt gescannt werden.
Ihre Daten werden per Optical Character Recognition (OCR) ausgelesen. Dieser Prozess der optischen Zeichenerkennung ist bei uns zu 100% sicher und zertifiziert.
Rhenus übernimmt auf Wunsch die gesamte Vorbereitung und Aufbereitung der Dokumente: von der Entklammerung bis hin zu der Entfernung von Post-it’-s.
Sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie gerne.
info.ros@rhenus.com 0800 100 39 35Unsere Experten beraten Sie gerne bei der Umsetzung.
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